S M Ě R N I C E
ŘEDITELE Krajského úřadu
č. SE 04/2006
ZÁSADY PRO ZADÁVÁNÍ
VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK KARLOVARSKÝM KRAJEM
Zpracovatel: |
Ing. Radek Havlan, odbor investic a grantových schémat
|
|
Rozsah působnosti: |
krajský úřad |
|
Nabývá účinnosti: |
Počet stran: |
Počet příloh: |
1.7.2006 |
16 |
1 |
Tímto předpisem se
ruší/mění předpis číslo: |
SE 03/2004
|
Originál předpisu je
uložen: |
Oddělení legislativní a
právní odboru majetkoprávního |
Elektronická podoba
předpisu je uložena: |
intranetové stránky
krajského úřadu |
Za oddělení legislativní a
právní schválil: |
|
|
Mgr.
Ing. Vladimír Doležel, vedoucí oddělení legislativního a právního |
Vydal: |
Ing. Roman Rokůsek,
ředitel krajského úřadu |
Obdrží: |
všichni vedoucí odborů
krajského úřadu všichni ředitelé příspěvkových
organizací |
Obsah: |
||
|
|
|
Čl. i |
Úvodní ustanovení ……………………………………………………… |
3 |
Čl. II |
Vyhlášení veřejné
zakázky ………………………………....................... |
3 |
Čl. III |
Příjem došlých nabídek ………………………………………………… |
4 |
Čl. IV |
Zadávání veřejných zakázek do 250 tis. Kč bez DPH ……………….. |
4 |
Čl. V |
Zadávání veřejných zakázek nad 250 tis. Kč bez DPH do 2.000
tis. Kč |
|
|
bez DPH …………………………………………………………………. |
4 |
Čl. VI |
Zadávání veřejných zakázek na stavební práce nad 2.000
tis. Kč bez |
|
|
DPH do 6.000 tis. bez DPH ……………………………………………... |
5 |
Čl. VII |
Přehled forem zadávacích řízení pro zadávání veřejných
zakázek na |
|
|
dodávky a služby, jejichž hodnota činí nejméně 2.000
tis. Kč bez DPH |
|
|
nebo na stavební práce, jejichž hodnota činí nejméně
6.000 tis. Kč bez |
|
|
DPH ……………………………………………………………………… |
6 |
Čl. VIII |
Otevřené řízení ………………………………………………………….. |
7 |
Čl. IX |
Užší řízení
…………………...................................................................... |
9 |
Čl. X |
Zjednodušené podlimitní řízení ………………………………………… |
11 |
Čl. XI |
Jednací řízení s uveřejněním, jednací řízení bez
uveřejnění a soutěžní |
|
|
dialog………………………………………………………………………. |
12 |
Čl. XII |
Nominace potencionálních dodavatelů …………………...................... |
12 |
Čl. XIII |
Komise pro otevírání obálek a hodnotící komise ……………………... |
13 |
Čl. XIV |
Požadavky na obsah zadávacích podkladů a nabídek a
další |
|
|
dokumentace o průběhu zadávacího řízení …………………………… |
14 |
Čl. XV |
Přezkoumání námitek…………………………………………………… |
15 |
Čl. XVI |
Zveřejňování informací o zadávání veřejných zakázek ……………… |
16 |
Čl. XVII |
Přechodná a závěrečná ustanovení ……………………………………. |
16 |
Čl. I
Úvodní ustanovení
1.
Zásady pro zadávání veřejných zakázek
Karlovarským krajem (dále jen „zásady“) stanoví závazný postup pro zadavatele
veřejných zakázek uvedené v odstavci 2 tohoto článku zásad při zadávání zakázek
ve smyslu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen „zákon“).
2.
Zadavatelem veřejné zakázky je Karlovarský kraj
(dále jen „kraj“) nebo příspěvková organizace, zřízená krajem (dále jen
„příspěvková organizace“).
3.
Pověřeným zaměstnancem zadavatele se rozumí
vedoucí příslušného odboru Krajského úřadu Karlovarského kraje (dále jen
„úřad“) a ředitel příspěvkové organizace, který v souladu s těmito
zásadami činí úkony zadavatele související se zadáním veřejné zakázky.
4.
Zásady jsou závazné pro zaměstnance kraje
zařazené do úřadu (dále jen "zaměstnanci úřadu") a pro příspěvkové organizace.
5.
Je-li zadavatelem veřejné zakázky Krajská správa
a údržba silnic Karlovarského kraje, příspěvková organizace (dále jen
"KSÚS"):
a)
o zadání veřejné zakázky dle čl. V. a VI. těchto
zásad rozhoduje ředitel KSÚS bez povinnosti realizovat výběrové řízení
b)
o zadání veřejné zakázky na dodávky a služby, u
které výše budoucího peněžitého závazku činí více než 2.000 tis. Kč bez DPH,
ale nepřesáhne 6.607 tis. Kč bez DPH a o zadání veřejné zakázky na stavební
práce, u které výše budoucího peněžitého závazku činí více než 6.000 tis. Kč
bez DPH, ale nepřesáhne 20.000 tis. Kč bez DPH, rozhoduje při respektování
zákona ředitel KSÚS na základě doporučení hodnotící komise jmenované ředitelem
KSÚS; ředitel KSÚS v tomto případě dále schvaluje hodnotící kritéria, váhu
hodnotících kritérií a formu zadávacího řízení
c)
o zadání veřejné zakázky, splňující podmínky § 23
zákona, rozhoduje ředitel KSÚS při respektování podmínek § 23 a § 34 zákona bez
povinnosti informovat radu kraje o použití tohoto způsobu zadání veřejné
zakázky.
Vyhlášení veřejné zakázky
1.
Veřejné zakázky se vyhlašují v souladu se
schváleným rozpočtem kraje, popř. příspěvkové organizace.
2.
Vyhlášení veřejné zakázky v souladu
s těmito zásadami realizuje pověřený zaměstnanec zadavatele.
Čl. III
Příjem
došlých nabídek
1.
Za rozhodující místo pro doručení nabídky u
veřejných zakázek dle
čl. V, VI, VIII, IX a X těchto zásad, jejichž zadání zajišťuje
úřad, se považuje podatelna úřadu. Pověřený zaměstnanec zadavatele uvědomí o
zahájení zadání veřejné zakázky písemně podatelnu úřadu s uvedením názvu
veřejné zakázky, způsobu zadání veřejné zakázky, přesného data a hodiny
ukončení lhůty pro podání nabídek.
2.
Obálku s nabídkou dle odst. 1 tohoto článku
zásad řádně označenou heslem "Veřejná zakázka – název zakázky – Neotevírat, nabídka“ podatelna neotevře,
označí nabídku pořadovým číslem, přesným časem doručení a otiskem podacího
razítka (s datem doručení), poté nabídku zapíše do evidenčního archu podaných nabídek
s uvedením údajů dle předchozí věty, dále s pořadovým číslem nabídky,
uvedením způsobu doručení a identifikací odesílatele. Pořadové číslo určuje
pořadí, jak byly za sebou jednotlivé nabídky doručeny. Nabídky podané
elektronickými prostředky musí být označeny samostatnou číselnou řadou
v souladu s § 69 odst. 5 a 6 zákona.
3.
Nabídky doručované osobně přijímá podatelna shodným
způsobem, jak je uvedeno v odstavci 2 tohoto článku zásad. U osobně
doručených nabídek vydá podatelna potvrzení o přijetí nabídky.
4.
Pověřený zaměstnanec zadavatele si organizačně
zajistí na podatelně vyzvednutí nabídek před zahájením otevírání obálek.
5.
Příjem nabídek u veřejných zakázek zadávaných
příspěvkovou organizací zajistí pověřený zaměstnanec zadavatele v místě
sídla této organizace obdobně jak je popsáno v odst. 1 až 4 tohoto článku zásad.
Čl. IV
Zadávání veřejných zakázek do 250 tis. Kč bez DPH
1. Zadání veřejné zakázky, jejíž
předpokládaná hodnota nepřesáhne 250 tis. Kč bez DPH, je při respektování § 6 zákona
v působnosti pověřeného zaměstnance zadavatele. Zadavatel je povinen při
postupu podle zákona dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a
zákazu diskriminace.
2. Smlouvu
s uchazečem podepisuje oprávněný zástupce zadavatele v souladu s vnitřním
organizačním předpisem zadavatele.
Čl. V
Zadávání veřejných zakázek nad
250 tis. Kč bez DPH do 2.000 tis. Kč bez DPH
1. Zadání veřejné zakázky a
vyhodnocení nabídek u veřejné zakázky na dodávku, službu či stavební práce,
jejíž předpokládaná hodnota činí více než 250 tis. Kč bez DPH, ale nepřesáhne 2.000
tis. Kč bez DPH, probíhá při respektování § 6 zákona následujícím způsobem:
a) pověřený zaměstnanec
zadavatele vyzve písemně a prokazatelně nejméně tři zájemce k podání nabídky,
b)
pověřený zaměstnanec zadavatele ve výzvě k podání nabídky stanoví pro
všechny uchazeče shodné požadavky a uvede požadavek na způsob zpracování
nabídkové ceny veřejné zakázky, dobu plnění a další podmínky plnění veřejné
zakázky. Má možnost požadovat prokázání kvalifikace podle ustanovení § 50
zákona a následujících zákona a způsob zpracování nabídky dle čl. XIV těchto
zásad,
c) obálky s nabídkami
otevírá tříčlenná komise složená ze zaměstnanců úřadu zastupujících minimálně
dva odbory, jmenovaná pověřeným zaměstnancem zadavatele; otevírání obálek se
doporučuje realizovat za účasti zástupců uchazečů; o průběhu otevírání obálek
s nabídkami zajišťuje pověřený zaměstnanec zadavatele zápis, ve kterém bude
uvedeno minimálně:
·
složení komise pro otevírání obálek,
·
přehled doručených nabídek a nabídkových cen (při otevírání obálek
preferovat sdělení nabídkových cen jednotlivých uchazečů),
·
doložení kvalifikačních předpokladů,
·
údaj o úplnosti nabídek,
d) o nejvýhodnější nabídce
rozhoduje komise, jmenovaná pověřeným zaměstnancem zadavatele v souladu
s čl. XIII těchto zásad, složená z nejméně dvou členů zastupitelstva a
jednoho zaměstnance úřadu, zastupujícího věcně příslušný odbor úřadu. U
veřejných zakázek spočívajících ve sjednání pojistné smlouvy, jejíž uzavření je
dle příslušné smlouvy o zprostředkování zprostředkováváno vybraným
zprostředkovatelem (pojišťovacím makléřem), je členem komise také osoba
zastupující tohoto zprostředkovatele. Zadává-li veřejnou zakázku příspěvková
organizace, je členem komise rovněž zaměstnanec popřípadě zaměstnanci této
příspěvkové organizace,
e) při hodnocení nabídek komise
přihlédne podle charakteru veřejné zakázky zejména k:
·
výši nabídkové ceny
·
lhůtě plnění
·
záručním podmínkám.
2.
Při zadávání veřejných zakázek dle tohoto článku zásad pověřený
zaměstnanec zadavatele zajišťuje vyhotovení zápisu o průběhu hodnocení nabídek
uchazečů, ve kterém bude uvedeno minimálně:
·
složení hodnotící komise,
·
seznam posouzených nabídek a výše jejich
nabídkových cen za realizaci veřejné zakázky,
·
seznam nabídek, které byly hodnotící komisí
vyřazeny spolu s uvedením důvodu,
·
popis způsobu hodnocení nabídek,
·
údaj o tom, jak byly nabídky hodnoceny
v rámci jednotlivých hodnotících kritérií,
·
výsledek hodnocení
nabídek.
Zápis podepisují všichni členové komise.
3. Zápisy
z otevírání obálek a hodnocení nabídek se spolu s nabídkami uchazečů
archivují po dobu dvou let od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení
zadávacího řízení.
4. Smlouvu
s uchazečem, který předložil nejvýhodnější nabídku, podepisuje oprávněný
zástupce zadavatele v souladu s vnitřním organizačním předpisem
zadavatele.
Čl. VI
Zadávání veřejných zakázek
na stavební práce nad 2.000
tis. Kč bez DPH do 6.000 tis. Kč bez DPH
1. Zadání veřejné zakázky a
vyhodnocení nabídek u veřejné zakázky na stavební práce, jejíž předpokládaná hodnota
činí více než 2.000 tis. Kč bez DPH, ale nepřesáhne 6.000 tis. Kč bez DPH,
probíhá při respektování § 6 zákona následujícím způsobem:
a) pověřený zaměstnanec
zadavatele vyzve písemně a prokazatelně nejméně pět zájemců k podání nabídky,
b)
pověřený zaměstnanec zadavatele ve výzvě k podání nabídky stanoví pro
všechny uchazeče shodné požadavky a uvede požadavek na způsob zpracování
nabídkové ceny veřejné zakázky, dobu plnění a další podmínky plnění veřejné
zakázky. Má možnost požadovat prokázání kvalifikace podle ustanovení § 50
zákona a následujících zákona a způsob zpracování nabídky dle čl. XIV těchto
zásad,
c)
obálky s nabídkami otevírá tříčlenná komise složená ze zaměstnanců
úřadu zastupujících minimálně dva odbory, jmenovaná pověřeným zaměstnancem
zadavatele; otevírání obálek se doporučuje realizovat za účasti zástupců
uchazečů; o průběhu otevírání obálek s nabídkami zajišťuje pověřený
zaměstnanec zadavatele zápis, ve kterém bude uvedeno minimálně:
·
složení hodnotící komise,
·
přehled doručených nabídek a nabídkových cen (při otevírání obálek
preferovat sdělení nabídkových cen jednotlivých uchazečů),
·
doložení kvalifikačních předpokladů,
·
údaj o úplnosti nabídek,
d) o nejvýhodnější nabídce
rozhoduje komise, jmenovaná pověřeným zaměstnancem zadavatele v souladu s čl.
XIII těchto zásad, složená z nejméně tří členů zastupitelstva a jednoho
zaměstnance úřadu, zastupujícího věcně příslušný odbor úřadu. U veřejných
zakázek spočívajících ve sjednání pojistné smlouvy, jejíž uzavření je dle
příslušné smlouvy o zprostředkování zprostředkováváno vybraným
zprostředkovatelem (pojišťovacím makléřem), je členem komise také osoba
zastupující tohoto zprostředkovatele. Zadává-li veřejnou zakázku příspěvková
organizace, je členem komise rovněž zaměstnanec popřípadě zaměstnanci této příspěvkové
organizace,
e) při hodnocení nabídek komise
přihlédne podle charakteru veřejné zakázky zejména k:
·
výši nabídkové ceny
·
lhůtě plnění
·
záručním podmínkám.
2.
Při zadávání veřejných zakázek dle tohoto článku zásad zajišťuje
pověřený zaměstnanec zadavatele zápis o průběhu hodnocení nabídek uchazečů, ve
kterém bude uvedeno minimálně:
·
složení hodnotící komise,
·
seznam posouzených nabídek a výši jejich
nabídkových cen za realizaci veřejné zakázky,
·
seznam nabídek, které byly hodnotící komisí
vyřazeny spolu s uvedením důvodu,
·
popis způsobu hodnocení nabídek,
·
údaj o tom, jak byly nabídky hodnoceny
v rámci jednotlivých hodnotících kritérií,
·
výsledek hodnocení
nabídek.
Zápis podepisují všichni členové komise.
3.
Pověřený zaměstnanec zadavatele je povinen uchovávat
dokumentaci o veřejné zakázce po dobu dvou let od uzavření smlouvy, její změny
nebo od zrušení zadávacího řízení.
4. Smlouvu
s uchazečem, který předložil nejvýhodnější nabídku, podepisuje oprávněný
zástupce zadavatele v souladu s vnitřním organizačním předpisem
zadavatele.
Čl. VII
1.
Zadávání veřejných zakázek na dodávky a služby,
jejichž hodnota činí nejméně 2.000 tis. Kč bez DPH nebo na stavební práce,
jejichž hodnota činí nejméně 6.000 tis. Kč bez DPH je v působnosti rady
kraje a pověřený zaměstnanec zadavatele je povinen provést zadání jedním z dále
uvedených postupů. Volbu postupu (formy zadávacího řízení), kterým bude zakázka
zadávána, stanoví rada kraje na základě návrhu pověřeného zaměstnance
zadavatele. Při návrhu postupu přihlíží pověřený zaměstnanec zadavatele ke
konkrétním podmínkám předmětné veřejné zakázky (časový prostor na realizaci
zadávacího procesu, počet potencionálních dodavatelů apod.).
Zadání obvykle probíhá v zákonem stanovených případech jednou
z následujících forem zadávacích řízení uvedených v § 21 odst. 1 písm. a),
b) a f) zákona :
- otevřené řízení
- užší řízení
- zjednodušené podlimitní řízení.
Ve výjimečných případech při splnění podmínek zákona lze realizovat
výběrové řízení také jednou z následujících forem zadávacích řízení uvedených
v § 21 odst. 1 písm. c), d) a e) zákona:
- jednací řízení s uveřejněním (použití pouze při splnění podmínek §
29 zákona)
- jednací řízení bez uveřejnění (použití pouze při splnění podmínek § 34
zákona)
- soutěžní dialog (použití pouze při splnění podmínek § 35 zákona).
2.
Doporučený průběh realizace zadání veřejné
zakázky postupy dle § 21 odst. 1 písm. a), b) a f) zákona je upraven čl. VIII až X těchto zásad.
Otevřené řízení
1. Pověřený zaměstnanec zadavatele v souladu s § 148
odst. 3 zákona zakládá písemnou evidenci všech úkonů učiněných dodavatelem vůči
zadavateli a zadavatelem vůči dodavatelům, Úřadu pro dohled nad zadáváním
veřejných zakázek (dále jen „Úřad“) či Evropské komisi.
2. Pověřený zaměstnanec zadavatele uveřejní formou
předběžného oznámení nadlimitní veřejné zakázky, které hodlá zadávat
v následujících 12 měsících a u kterých hodlá zkrátit lhůtu pro podání
nabídek - § 86 zákona.
3. Rada kraje na základě návrhu pověřeného zaměstnance
zadavatele jmenuje členy komise pro otevírání obálek a členy hodnotící komise. Obálky s nabídkami otevírá nejméně tříčlenná
komise složená ze zaměstnanců úřadu zastupujících minimálně dva odbory.
V případě příspěvkové organizace jako zadavatele je komise pro otevírání
obálek složena ze zaměstnanců této organizace a zástupce zřizovacího odboru
úřadu. Nabídky v rámci otevřeného řízení hodnotí minimálně pětičlenná hodnotící komise složena alespoň ze čtyř členů
zastupitelstva a jednoho zaměstnance úřadu, zastupujícího věcně příslušný odbor
úřadu; zadává-li veřejnou zakázku příspěvková organizace, je členem komise
rovněž zaměstnanec, popřípadě zaměstnanci, této příspěvkové organizace. Rada kraje jmenuje dále za každého
jednotlivého člena komise vždy také náhradníka. U veřejných zakázek,
spočívajících ve sjednání pojistné smlouvy, jejíž uzavření je dle příslušné
smlouvy o zprostředkování zprostředkováváno vybraným zprostředkovatelem
(pojišťovacím makléřem), je členem komise také osoba zastupující tohoto
zprostředkovatele. Složení komise je navrhováno pověřeným zaměstnancem zadavatele
při respektování ustanovení § 74 zákona. Dále rada kraje v rámci přípravy
výběrového řízení schvaluje hodnotící kritéria, váhu hodnotících kritérií a formu zadávacího
řízení.
4. Pověřený zaměstnanec zadavatele zahajuje proces zadání
zakázky uveřejněním svého úmyslu zadat veřejnou zakázku oznámením otevřeného
řízení, které je výzvou k podání nabídek a prokázání kvalifikace neomezeného
počtu dodavatelů - § 157 zákona (podlimitní zakázky – v informačním
systému, nadlimitní zakázky – v informačním systému a v Úředním
věstníku Evropské unie; postup a formulář s údaji viz informační systém).
5. Pověřený zaměstnanec zadavatele poskytuje
potencionálním dodavatelům zadávací dokumentaci dle § 48 odst. 1 a odst. 2
zákona :
·
formou
neomezeného a přímého dálkového přístupu k zadávací dokumentaci, nebo
·
poskytnutím
listinné či elektronické podoby zadávací dokumentace a to nejpozději do 6 dnů
od doručení písemné žádosti dodavatele.
6. Pověřený zaměstnanec zadavatele poskytuje na základě písemné
žádosti potencionálním dodavatelům dodatečné informace k zadávací
dokumentaci. Lhůty pro doručení písemné žádosti o dodatečné informace jsou
stanoveny v § 49 zákona. Dodatečné informace, včetně přesného znění žádosti, doručí
pověřený zaměstnanec zadavatele všem potencionálním dodavatelům ve lhůtě
uvedené v § 49, odst. 2 zákona. Zadavatel uveřejní dodatečné informace též
způsobem, jakým případně poskytl neomezený a přímý dálkový přístup
k zadávací dokumentaci.
7. Pověřený zaměstnanec zadavatele umožňuje dle § 49
odst. 4 zákona prohlídku místa plnění.
8. Pověřený zaměstnanec zadavatele nejméně v 7
denním předstihu svolává členy hodnotící komise na její první jednání - § 75
zákona.
9. Potencionální dodavatelé podávají v zadavatelem
stanovené lhůtě nabídky - § 39 zákona (nadlimitní zakázka – lhůta min. 52 dní, podlimitní
zakázka – lhůta min. 22 dní).
10. Komise pro otevírání obálek přejímá od zadavatele
nabídky uchazečů včetně evidenčního archu nabídek, ve stanoveném termínu
(nejpozději do 30 dní po uplynutí lhůty pro podání nabídek) otevírá obálky
s nabídkami a kontroluje, zda nabídky splňují předepsané požadavky - § 71
zákona. Otevírání obálek se realizuje za účasti zástupců uchazečů; o průběhu
otevírání obálek je sepsán protokol. Při otevírání obálek se na základě zákonné
úpravy nesděluje nabídková cena.
11. Zadavatel na základě návrhu komise pro otevírání
obálek vyloučí uchazeče, jehož nabídka byla vyřazena z další účasti
v zadávacím řízení a prostřednictvím pověřeného zaměstnance zadavatele bezodkladně informuje příslušného
uchazeče o vyloučení - § 71 zákona.
12. Hodnotící komise posuzuje zbylé nabídky dle
vyhlášených kritérií - § 76 až 79 zákona; o průběhu hodnocení je sepsána zpráva
o posouzení a hodnocení nabídek.
13. Hodnotící komise zadavateli vrací nabídky včetně
zprávy o posouzení a hodnocení nabídek a ostatní dokumentace o veřejné zakázce
- § 80 zákona.
14. Rada kraje na základě doporučení hodnotící komise
schvaluje výběr nejvýhodnější nabídky. Pověřený zaměstnanec zadavatele
k návrhu na usnesení rady kraje připojí zprávu o posouzení a hodnocení
nabídek a v důvodové zprávě případně uvede své stanovisko.
15. Pověřený zaměstnanec zadavatele odešle oznámení o
výběru nejvhodnější nabídky do 5 pracovních dnů po rozhodnutí o přidělení
zakázky všem uchazečům, kteří nebyli vyloučeni z účasti v zadávacím
řízení - § 81 zákona.
16. Není-li podána zadavateli námitka (do 15 dní od
doručení rozhodnutí o přidělení zakázky), uzavírá zadavatel smlouvu na veřejnou
zakázku s vybraným uchazečem (do 15 dnů po uplynutí lhůty pro podání námitek)
- § 82 zákona. Smlouvu podepisuje oprávněný zástupce zadavatele v souladu
s vnitřním organizačním předpisem zadavatele, nerozhodne-li rada kraje jinak.
17. Pověřený zaměstnanec zadavatele písemně oznámí bez zbytečného odkladu informaci
o uzavření smlouvy uchazečům, s nimiž bylo možné uzavřít smlouvu
(uchazeči, kteří se umístili na 2. a 3. místě) - § 82 zákona. Zároveň je
povinen do 48 dnů po uzavření smlouvy odeslat oznámení o výsledku zadávacího
řízení k uveřejnění - § 83 zákona. Pověřený zaměstnanec zadavatele dále
vypracovává písemnou zprávu zadavatele o každé nadlimitní zakázce, kterou na
vyžádání poskytuje Evropské komisi či Úřadu - § 85 zákona.
18.
Pověřený zaměstnanec zadavatele je povinen
uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce po dobu 5 let od uzavření smlouvy, její
změny nebo od zrušení zadávacího řízení
v souladu s § 155 zákona.
Čl. IX
Užší řízení
1. Pověřený zaměstnanec zadavatele v souladu s § 148
odst. 3 zákona zakládá písemnou evidenci všech úkonů učiněných dodavatelem vůči
zadavateli a zadavatelem vůči dodavatelům, Úřadu či Evropské komisi.
2. Pověřený zaměstnanec zadavatele uveřejní formou
předběžného oznámení nadlimitní veřejné zakázky, které hodlá zadávat
v následujících 12 měsících a u kterých hodlá zkrátit lhůtu pro podání
nabídek - § 86 zákona.
3. Rada kraje na základě návrhu pověřeného zaměstnance
zadavatele jmenuje členy komise pro otevírání obálek a členy hodnotící
komisi. Obálky s nabídkami otevírá nejméně
tříčlenná komise složená ze zaměstnanců úřadu zastupujících minimálně dva odbory.
V případě příspěvkové organizace jako zadavatele je komise pro otevírání
obálek složena ze zaměstnanců této organizace a zástupce zřizovacího odboru
úřadu. Nabídky v rámci užšího řízení hodnotí minimálně pětičlenná hodnotící komise složena alespoň ze čtyř členů
zastupitelstva a jednoho zaměstnance úřadu, zastupujícího věcně příslušný odbor
úřadu; zadává-li veřejnou zakázku příspěvková organizace, je členem komise
rovněž zaměstnanec, popřípadě zaměstnanci, této příspěvkové organizace. Rada kraje jmenuje dále za každého
jednotlivého člena komise vždy také náhradníka. U veřejných zakázek,
spočívajících ve sjednání pojistné smlouvy, jejíž uzavření je dle příslušné
smlouvy o zprostředkování zprostředkováváno vybraným zprostředkovatelem
(pojišťovacím makléřem), je členem komise také osoba zastupující tohoto
zprostředkovatele. Složení komise je navrhováno pověřeným zaměstnancem
zadavatele při respektování ustanovení § 74 zákona. Dále rada kraje
v rámci přípravy výběrového řízení schvaluje hodnotící kritéria, váhu hodnotících kritérií a formu zadávacího
řízení.
4. Pověřený zaměstnanec zadavatele zahajuje proces zadání
zakázky uveřejněním svého úmyslu zadat veřejnou zakázku oznámením užšího
řízení, které je výzvou k podání žádosti o účast a k prokázání
splnění kvalifikace neomezeného počtu dodavatelů - § 157 zákona (podlimitní –
v informačním systému, nadlimitní – v informačním systému a
v Úředním věstníku Evropské unie; postup a formulář s údaji viz informační
systém), lhůta pro podání žádosti o účast je u nadlimitních zakázek min. 37 dní
a u podlimitních zakázek min. 15 dní po dni odeslání oznámení o zahájení
zadávacího řízení - § 39 zákona.
5. Zájemci zasílají zadavateli žádost o účast
v užším řízení včetně příslušných podkladů
- § 28 zákona.
6. Pověřený zaměstnanec zadavatele nejméně v 7
denním předstihu svolává členy hodnotící komise na její první jednání - § 75
zákona.
7. Hodnotící komise
si volí předsedu a místopředsedu (protokol o jednání).
8. Hodnotící komise hodnotí kvalifikaci uchazečů dle
kritérií uvedených v oznámení užšího řízení a ze zájemců, kteří splnili
kvalifikaci, následně vybírá příslušný počet zájemců k obeslání zadávací
dokumentací (nejméně 5 zájemců - § 28 odst. 3 zákona) dle kritérií uvedených v oznámení
užšího řízení - § 61 zákona. Rada kraje schvaluje výběr zájemců k obeslání
výzvou k podání nabídek.
9. Pověřený zaměstnanec zadavatele oznamuje odmítnutí
účasti v řízení příslušným zájemcům; dále zasílá všem neodmítnutým
zájemcům výzvu k podání nabídky v užším řízení - § 61 zákona.
10. Pověřený zaměstnanec zadavatele poskytuje zadávací
dokumentaci zadavatelem vybraným zájemcům v souladu s § 48 odst. 3 zákona:
·
jako přílohu
výzvy k podání nabídek,
·
případně uvede ve
výzvě odkaz na www, je-li zadávací dokumentace dálkově přístupná, nebo
·
do 6 dnů od dne
doručení žádosti o její poskytnutí, byla-li žádost doručena nejpozději 8 dnů
před lhůtou pro podání nabídek.
11. Pověřený zaměstnanec zadavatele poskytuje na základě
písemné žádosti potencionálním dodavatelům dodatečné informace k zadávací
dokumentaci. Lhůty pro doručení písemné žádosti jsou stanoveny v § 49 zákona.
Dodatečné informace, včetně přesného znění žádosti, doručí pověřený zaměstnanec
zadavatele všem potencionálním dodavatelům ve lhůtě uvedené v § 49, odst. 2
zákona. Zadavatel uveřejní dodatečné informace též způsobem, jakým případně poskytl
neomezený a přímý dálkový přístup k zadávací dokumentaci.
12. Pověřený zaměstnanec zadavatele umožňuje dle § 49
odst. 4 zákona prohlídku místa plnění.
13. Zájemci podávají v zadavatelem stanovené lhůtě
nabídky - § 39 a § 40 zákona (nadlimitní zakázka – lhůta min. 40 dní, podlimitní
zakázka – lhůta min. 15 dní).
14. Komise pro otevírání obálek přejímá od zadavatele
nabídky uchazečů včetně evidenčního archu nabídek, ve stanoveném termínu
(nejpozději do 30 dní po uplynutí lhůty pro podání nabídek) otevírá obálky
s nabídkami a kontroluje, zda nabídky splňují předepsané požadavky - § 71
zákona. Otevírání obálek se realizuje za účasti zástupců uchazečů; o průběhu
otevírání obálek je sepsán protokol. Při otevírání obálek se na základě zákonné
úpravy nesděluje nabídková cena.
15. Zadavatel na základě návrhu komise pro otevírání
obálek vyloučí uchazeče, jehož nabídka byla vyřazena z další účasti
v zadávacím řízení a prostřednictvím pověřeného zaměstnance zadavatele bezodkladně informuje příslušného
uchazeče o vyloučení - § 71 zákona.
16. Hodnotící komise posuzuje zbylé nabídky dle
vyhlášených kritérií - § 76 až 79 zákona; o průběhu hodnocení je sepsána zpráva
o posouzení a hodnocení nabídek.
17. Hodnotící komise zadavateli vrací nabídky, včetně
zprávy o posouzení a hodnocení nabídek, a ostatní dokumentaci o veřejné zakázce
- § 80 zákona.
18. Rada kraje na základě doporučení hodnotící komise
schvaluje výběr nejvýhodnější nabídky. Pověřený zaměstnanec zadavatele
k návrhu na usnesení rady kraje připojí zprávu o posouzení a hodnocení
nabídek a v důvodové zprávě případně uvede své stanovisko.
19. Pověřený zaměstnanec zadavatele odešle oznámení o
výběru nejvhodnější nabídky do 5 pracovních dnů po rozhodnutí o přidělení
zakázky všem uchazečům, kteří nebyli vyloučeni z účasti v zadávacím
řízení - § 81 zákona.
20. Není-li podána zadavateli námitka (do 15 dní od
doručení rozhodnutí o přidělení zakázky), uzavírá zadavatel smlouvu na veřejnou
zakázku s vybraným uchazečem (do 15 dnů po uplynutí lhůty pro podání
námitek) - § 82 zákona. Smlouvu podepisuje oprávněný zástupce zadavatele
v souladu s vnitřním organizačním předpisem zadavatele, nerozhodne-li
rada kraje jinak.
21. Pověřený zaměstnanec zadavatele písemně oznámí bez zbytečného odkladu informaci
o uzavření smlouvy uchazečům, s nimiž bylo možné uzavřít smlouvu
(uchazeči, kteří se umístili na 2. a 3. místě) - § 82 zákona. Zároveň je
povinen do 48 dnů po uzavření smlouvy odeslat oznámení o výsledku zadávacího
řízení k uveřejnění - § 83 zákona. Pověřený zaměstnanec zadavatele dále
vypracovává písemnou zprávu zadavatele o každé nadlimitní zakázce, kterou na
vyžádání poskytuje Evropské komisi či Úřadu - § 85 zákona.
22.
Pověřený zaměstnanec zadavatele je povinen
uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce po dobu 5 let od uzavření smlouvy, její
změny nebo od zrušení zadávacího řízení
v souladu s § 155 zákona.
Čl. X
Zjednodušené podlimitní řízení
1.
Zjednodušené podlimitní řízení lze použít u
veřejných zakázek na dodávky či služby, jejichž předpokládaná hodnota činí
nejméně 2.000 tis. Kč ale nepřesáhne 6.607 tis. Kč bez DPH nebo na stavební
práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 6.000 tis. Kč bez DPH, ale
nepřesáhne 20.000 tis. Kč bez DPH.
2. Pověřený zaměstnanec zadavatele v souladu s § 148
odst. 3 zákona zakládá písemnou evidenci všech úkonů učiněných dodavatelem vůči
zadavateli a zadavatelem vůči dodavatelům, Úřadu či Evropské komisi.
3. Rada kraje na základě návrhu pověřeného zaměstnance
zadavatele jmenuje členy komise pro otevírání obálek a členy hodnotící
komisi. Obálky s nabídkami otevírá nejméně
tříčlenná komise složená ze zaměstnanců úřadu zastupujících minimálně dva
odbory. V případě příspěvkové organizace jako zadavatele je komise pro
otevírání obálek složena ze zaměstnanců této organizace a zástupce zřizovacího
odboru úřadu. Nabídky v rámci zjednodušeného podlimitního řízení hodnotí
minimálně pětičlenná hodnotící komise
složená alespoň ze čtyř členů zastupitelstva a jednoho zaměstnance úřadu,
zastupujícího věcně příslušný odbor úřadu; zadává-li veřejnou zakázku
příspěvková organizace, je členem komise rovněž zaměstnanec, popřípadě
zaměstnanci, této příspěvkové organizace.
Rada kraje jmenuje dále za každého jednotlivého člena komise vždy také
náhradníka. U veřejných zakázek, spočívajících ve sjednání pojistné smlouvy,
jejíž uzavření je dle příslušné smlouvy o zprostředkování zprostředkováváno
vybraným zprostředkovatelem (pojišťovacím makléřem), je členem komise také
osoba zastupující tohoto zprostředkovatele. Složení komise je navrhováno
pověřeným zaměstnancem zadavatele při respektování ustanovení § 74 zákona. Dále
rada kraje v rámci přípravy výběrového řízení schvaluje nejméně 5
konkrétních uchazečů k obeslání výzvou, hodnotící kritéria, váhu hodnotících kritérií a formu zadávacího
řízení.
4. Pověřený zaměstnanec zadavatele zahajuje proces zadání
zakázky písemnou výzvou nejméně 5 zájemců k podání nabídky a
k prokázání splnění kvalifikace - § 38 zákona. Pověřený zaměstnanec
zadavatele dále dle § 38 odst. 2 zákona je povinen zveřejnit písemnou výzvu vhodným
způsobem po celou dobu trvání lhůty pro podání nabídek. Zveřejnění je možné
realizovat některým ze způsobu uvedeným v čl. XVI.
5. Pověřený zaměstnanec zadavatele poskytuje
potencionálním dodavatelům zadávací dokumentaci dle § 48 odst. 1 a odst. 2
zákona :
·
formou
neomezeného a přímého dálkového přístupu k zadávací dokumentaci, nebo
·
poskytnutím
listinné či elektronické podoby zadávací dokumentace a to nejpozději do 2 dnů
od doručení písemné žádosti dodavatele.
6. Pověřený zaměstnanec zadavatele poskytuje na základě
písemné žádosti potencionálním dodavatelům dodatečné informace k zadávací
dokumentaci. Lhůty pro doručení písemné žádosti jsou stanoveny v § 49 zákona.
Dodatečné informace, včetně přesného znění žádosti, doručí pověřený zaměstnanec
zadavatele všem potencionálním dodavatelům ve lhůtě uvedené v § 49, odst. 2
zákona. Zadavatel uveřejní dodatečné informace též způsobem, jakým poskytl
neomezený a přímý dálkový přístup k zadávací dokumentaci.
7. Pověřený zaměstnanec zadavatele umožňuje dle § 49
odst. 4 zákona prohlídku místa plnění.
8. Pověřený zaměstnanec zadavatele nejméně v 7
denním předstihu svolává členy hodnotící komise na její první jednání - § 75
zákona.
9. Potencionální dodavatelé podávají v zadavatelem
stanovené lhůtě nabídky - § 39 zákona (lhůta min. 15 dní).
10. Komise pro otevírání obálek přejímá od zadavatele
nabídky uchazečů včetně evidenčního archu nabídek, ve stanoveném termínu
(nejpozději do 30 dní po uplynutí lhůty pro podání nabídek) otevírá obálky
s nabídkami a kontroluje, zda nabídky splňují předepsané požadavky - § 71
zákona. Otevírání obálek se realizuje za účasti zástupců uchazečů; o průběhu
otevírání obálek je sepsán protokol. Při otevírání obálek se na základě zákonné
úpravy nesděluje nabídková cena.
11. Zadavatel na základě návrhu komise pro otevírání
obálek vyloučí uchazeče, jehož nabídka byla vyřazena z další účasti
v zadávacím řízení a prostřednictvím pověřeného zaměstnance zadavatele bezodkladně informuje příslušného
uchazeče o vyloučení - § 71 zákona.
12. Hodnotící komise posuzuje zbylé nabídky dle
vyhlášených kritérií - § 76 až 79 zákona; o průběhu hodnocení je sepsána zpráva
o posouzení a hodnocení nabídek.
13. Hodnotící komise zadavateli vrací nabídky, včetně
zprávy o posouzení a hodnocení nabídek, a ostatní dokumentaci o veřejné zakázce
- § 80 zákona.
14. Rada kraje na základě doporučení hodnotící komise
schvaluje výběr nejvýhodnější nabídky. Pověřený zaměstnanec zadavatele
k návrhu na usnesení rady kraje připojí zprávu o posouzení a hodnocení
nabídek a v důvodové zprávě případně uvede své stanovisko.
15. Pověřený zaměstnanec zadavatele odešle oznámení o
výběru nejvhodnější nabídky do 5 pracovních dnů po rozhodnutí o přidělení
zakázky všem uchazečům, kteří nebyli vyloučeni z účasti v zadávacím
řízení - § 81 zákona.
16. Není-li podána zadavateli námitka (do 15 dní od doručení
rozhodnutí o přidělení zakázky), uzavírá zadavatel smlouvu na veřejnou zakázku
s vybraným uchazečem (do 15 dnů po uplynutí lhůty pro podání námitek) - §
82 zákona. Smlouvu podepisuje oprávněný zástupce zadavatele v souladu
s vnitřním organizačním předpisem zadavatele, nerozhodne-li rada kraje
jinak.
17.
Pověřený
zaměstnanec zadavatele písemně oznámí bez
zbytečného odkladu informaci o uzavření smlouvy
uchazečům, s nimiž bylo možné uzavřít smlouvu (uchazeči, kteří se umístili
na 2. a 3. místě) - § 82 zákona. Zároveň je povinen do 48 dnů po uzavření
smlouvy odeslat oznámení o výsledku zadávacího řízení k uveřejnění - § 83
zákona. Pověřený zaměstnanec zadavatele dále vypracovává písemnou zprávu
zadavatele o každé nadlimitní zakázce, kterou na vyžádání poskytuje Evropské
komisi či Úřadu - § 85 zákona.
18.
Pověřený zaměstnanec zadavatele je povinen
uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce po dobu 5 let od uzavření smlouvy, její
změny nebo od zrušení zadávacího řízení
v souladu s § 155 zákona.
Čl. XI
Jsou-li splněny podmínky pro zadání veřejné zakázky postupem
podle ustanovení § 22 až 24 zákona (tj. podmínky použití jednacích řízení a
soutěžního dialogu), informuje pověřený zaměstnanec zadavatele radu kraje o
tomto postupu následně po zadání veřejné zakázky.
Čl. XII
Nominace potencionálních dodavatelů k obeslání
výzvou k podání nabídky na veřejné zakázky dle čl. V, VI a VII těchto zásad
se ve stanovených
případech provádí s využitím oborově zaměřené a obsahově strukturované
centrální evidence uchazečů, kterou v součinnosti s jednotlivými
odbory úřadu vytváří a spravuje odbor investic a grantových schémat úřadu. Centrální
evidenci uchazečů je možné využívat také pro nominaci potencionálních
dodavatelů v případě zadání veřejných zakázek postupem upraveným § 22, § 23
a § 25 zákona. Podmínky tvorby, správy a používání této evidence upravuje
příslušný pokyn ředitele úřadu.
Čl. XIII
1.
Komisi pro otevírání obálek a pro hodnocení
nabídek dle čl. V odst. 1 písm. c) a d) a čl. VI odst. 1 písm. c) a d)
těchto zásad jmenuje pověřený zaměstnanec zadavatele. Komisi pro hodnocení
nabídek dle čl. VIII odst. 3, čl. IX odst. 3 a čl. X odst. 3 těchto zásad
jmenuje rada kraje jako svůj poradní orgán ve věci výběru nejvýhodnější nabídky
na veřejnou zakázku.
2.
Hodnotící komise může jednat a usnášet se,
jsou-li přítomny nejméně dvě třetiny členů nebo jejich náhradníků, vždy však
musí být minimálně tříčlenná.
3.
V případě, že nelze zajistit přítomnost
usnášeníschopné komise dle podmínek § 75 odst. 3 zákona, pověřuje rada kraje
hejtmana pravomocí operativně jmenovat v potřebném počtu náhradníky do
hodnotící komise.
4.
V souladu s čl. III odst. 2 Pravidel
rady kraje[1] je komise
pro hodnocení nabídek oprávněna přizvat si ke svému jednání nezávislé odborníky
na problematiku, které se předmětná veřejná zakázka týká, což např. u
stavebních zakázek jsou členové České komory autorizovaných inženýrů a techniků
činných ve výstavbě, České komory architektů apod.
5.
Pověřený zaměstnanec zadavatele, který jmenuje
členy komise dle čl. V až VI těchto zásad, preferuje při výběru členů komise
z řad členů zastupitelstva ty z nich, kteří mají bydliště v oblasti,
ve které se nachází sídlo zadavatele, tak aby se předešlo neúměrnému časovému
zatížení členů komise. Za tímto účelem je
zpracován
6. Členové komise pro otevírání
obálek i hodnotící komise před zahájením jednání učiní písemné čestné
prohlášení o své nepodjatosti ve vztahu k předmětné veřejné zakázce.
Členové jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se
dozvěděli v souvislosti se svou účastí v komisi.
7.
Další pravidla pro jednání a rozhodování komise pro
otevírání obálek a hodnocení nabídek jmenované radou kraje jsou upravena § 71 a
další zákona.
8.
Členové komise z řad členů zastupitelstva
mají právo kontroly uzavírání smlouvy s uchazečem, který předložil
nejvýhodnější nabídku.
Čl. XIV
1.
Za účelem sjednocení úrovně a obsahu
zadávacích podkladů, nabídek a dokumentace o průběhu výběrových řízení na
veřejné zakázky zadávané postupy dle čl. V, VI, VIII, IX a X těchto zásad, se
stanoví tento doporučený rozsah a forma požadavků na obsah těchto písemných
materiálů:
a) Doporučený rozsah zadávací
dokumentace vč. uvedení požadavků na obsah a formu nabídek:
v zadání veřejné
zakázky je vhodné dále uvést :
b) Jednotné rozčlenění nabídky na obsahově
ucelené části (např. nabídka bude seřazena do těchto
oddílů):
·
cenová nabídka včetně uvedení platebních podmínek (zálohy, splatnosti,
návrh platebního kalendáře); přílohou této části nabídky bude detailní kalkulace nabídkové ceny
Formální úprava nabídky -
nabídka bude zpracována v českém jazyce v písemné formě, podepsána oprávněnou
osobou uchazeče, jednotlivé strany budou zabezpečeny proti manipulaci sešitím
celé nabídky. Sešití bude přelepeno přelepkou s razítkem nebo provedeno
provázkem s pečetí. Nabídka bude předložena v 1 výtisku vytištěna
nesmazatelnou formou, nabídky musí být podány v uzavřených obálkách opatřených
na uzavření přelepkami a razítky uchazeče a zřetelně označených „Veřejná zakázka – název zakázky – neotevírat,
nabídka“; obálka musí být v souladu s § 69 zákona také opatřena adresou
uchazeče.
2.
Při stanovení požadavku na vyčíslení nabídkové
ceny zadavatel veřejné zakázky vezme v úvahu, zda je plátcem DPH či nikoli
a v souladu s § 79 odst. 2 zákona je povinen v zadávacích podmínkách
stanovit, zda je pro hodnocení nabídek rozhodná cena bez nebo včetně DPH.
V případě, že je zadavatel plátcem DPH, stanoví, že pro hodnocení nabídek
je rozhodná nabídková cena bez DPH. V případě, že zadavatel není plátcem
DPH, stanoví, že pro hodnocení nabídek je rozhodná nabídková cena včetně DPH.
3. Odbor investic a grantových
schémat úřadu zpracovává a aktualizuje vzory nejdůležitějších písemných úkonů
souvisejících se zadáváním veřejných zakázek stavebního charakteru postupy dle čl. V, VI, VIII, IX a X těchto zásad.
S ohledem
na průběžnou aktualizaci těchto dokumentů budou aktuální vzorová provedení těchto
dokumentů pověřeným osobám zadavatele
k dispozici ke stažení na příslušných intranetových stránkách kraje
určených pro příspěvkové organizace.
Pověřený
zaměstnanec zadavatele použije při zpracování podkladů pro zadání veřejné zakázky
příslušné části těchto materiálů v přiměřeném rozsahu s ohledem na
specifický charakter každé veřejné zakázky. Při úpravách vzorové dokumentace na
konkrétní zakázku je nezbytné zejména upravit veškeré odkazy na skutečnou formu
zadání veřejné zakázky dle konkrétní velikosti a druhu zadání, dále uvést
konkrétního zadavatele včetně adresy a kontaktů (např. název konkrétní
příspěvkové organizace, jména konkrétních osob apod.), podmínky realizace
předmětné zakázky, fakturace (v případě financování zakázky z dotací, je nutné
respektovat podmínky čerpání finančních prostředků, stanovené poskytovatelem
dotace), smluvní pokuty apod. Dle uvážení pověřeného zaměstnance zadavatele
může být jako součást zadávacích podkladů k veřejné zakázce předložen
uchazečům rovněž návrh znění příslušné smlouvy a dále zadavatel může stanovit
podmínky a přípustnost úprav této smlouvy ze strany uchazečů.
Na
příslušných intranetových stránkách kraje určených pro příspěvkové organizace
jsou rovněž zveřejněny doporučené metody pro hodnocení nabídek na veřejné
zakázky zadávané Karlovarským krajem.
Oprávněnost
podaných námitek přezkoumává hejtman, nebo ředitel příspěvkové organizace v
souladu s ustanovením § 111 zákona. Podklady pro jeho rozhodnutí zpracovává
příslušný pověřený zaměstnanec zadavatele.
Čl. XVI
Zveřejňování informací o zadávání veřejných
zakázek
Pokud je zákonem stanovena povinnost zadavatele
zveřejnit údaje a informace o zadávacích řízeních využívá pověřený zaměstnanec
zadavatele dle konkrétních podmínek příslušné zakázky pro zveřejnění internetové
stránky kraje nebo úřední desky kraje. Zadává-li veřejnou zakázku příspěvková
organizace kraje využívá ke zveřejnění informací vlastní internetové stránky
nebo informační desky, případně může využít také internetové stránky kraje nebo
úřední desky kraje.
Čl. XVII
1.
Rozsah odpovědnosti zaměstnanců úřadu za zpracování písemností
v souvislosti se zadáváním veřejných zakázek dle zásad se řídí zvláštními
právními předpisy a vnitřními předpisy kraje a příspěvkových organizací.
2.
Tímto předpisem se ruší směrnice ředitele č. SE 03/2004 – Zásady
zadávání veřejných zakázek Karlovarským krajem s ukončením účinnosti dne 30.6.2006.
Zadávání veřejných zakázek, započatých před účinností těchto zásad, se dokončí
podle výše citovaného vnitřního předpisu.
3.
Tento předpis nabývá účinnosti dne 1.7.2006.
Příloha:
1. Schéma
přípustnosti použití jednotlivých forem zadávacího řízení ve vazbě na charakter
a velikost
zakázky
V Karlových
Varech dne 1. 7. 2006
Ing.
Roman Rokůsek
ředitel krajského úřadu