s m ě r n i c e

ředitele krajského úřadu

č. SE 07/2006

o poskytování cestovních náhrad

Zpracovatel:	Ing. Dagmar Divišová, vedoucí ekonomického odboru
Rozsah působnosti:	Krajský úřad Karlovarského kraje
Nabývá účinnosti:	Počet stran:	Počet příloh:
1. 1. 2007	8	4

Tímto předpisem se ruší předpis číslo:

směrnice č. SE 08/2003

Originál předpisu je uložen:	oddělení legislativní a právní odboru majetkoprávního
Elektronická podoba předpisu je uložena na adrese:	Intranetové stránky krajského úřadu
Předpis je zveřejněn na internetových stránkách Karlovarského kraje

Za oddělení legislativní a právní schválil:
	Mgr. David Korba, vedoucí oddělení legislativního a právního
Vydal:
	Ing. Roman Rokůsek, ředitel krajského úřadu

Obdrží:

všichni vedoucí odborů krajského úřadu

V souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, prováděcími vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí, prováděcími vyhláškami Ministerstva financí a nařízením vlády č. 62/1994 Sb., o poskytování náhrad některých výdajů zaměstnancům rozpočtových a příspěvkových organizací s pravidelným pracovištěm v zahraničí, ve znění pozdějších předpisů.

v y d á v á m

tuto směrnici:

Čl. I.

Úvodní ustanovení

Tato směrnice stanoví pravidla pro poskytování náhrad výdajů při tuzemských a zahraničních pracovních cestách zaměstnancům Karlovarského kraje zařazených do krajského úřadu (dále jen „zaměstnanec“). Za zaměstnance se pro účely poskytování cestovních náhrad dle této směrnice považují rovněž zaměstnanci, kteří konají práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, pokud bylo jejich poskytnutí sjednáno.

Čl. II.

Vymezení pojmů

1. Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce.

2. Zahraniční pracovní cestou se rozumí pracovní cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou zaměstnanec oznámí nebo čas odletu a příletu letadla při letecké přepravě.

3. Pravidelným pracovištěm se pro účely této směrnice rozumí místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.

Čl. III.

Povolování pracovní cesty

1. Pracovní cesty ředitele Krajského úřadu Karlovarského kraje (dále jen „krajský úřad“) povoluje a další podmínky stanoví hejtman nebo náměstek hejtmana oprávněný v plném rozsahu zastupovat hejtmana v době jeho nepřítomnosti (dále jen „zástupce hejtmana“).

2. Oprávněnou osobou pro povolování pracovní cesty a stanovení dalších podmínek je:

a) ředitel krajského úřadu (dále jen „ředitel“), popř. jeho zástupce oprávněný v plném rozsahu zastupovat ředitele v době jeho nepřítomnosti (dále jen „zástupce ředitele“), u pracovních cest vedoucích odborů,

b) ředitel, popř. zástupce ředitele, u tuzemských pracovních cest ostatních zaměstnanců, v případě, že předpokládaná doba trvání přesáhne 1 týden,

c) ředitel, popř. zástupce ředitele, u všech zahraničních pracovních cest,

d) příslušný vedoucí odboru nebo jiný zaměstnanec v rozsahu podpisového oprávnění dle platného podpisového vzoru schváleného ředitelem nebo zástupcem ředitele, u tuzemských pracovních cest ostatních zaměstnanců, v případě, že předpokládaná doba trvání nepřesáhne 1 týden.

3. Podpisové vzory k povolování pracovních cest zaměstnancům vyhotovuje oddělení účetní evidence krajského úřadu ve třech vyhotoveních, z nichž jedno je po schválení ředitelem popř. zástupcem ředitele založeno na oddělení účetní evidence krajského úřadu, jedno na oddělení rozpočtu a financování krajského úřadu a jedno na příslušném odboru krajského úřadu.

Čl. IV.

Stanovení podmínek pracovní cesty

1. Osoba, která je oprávněna povolit pracovní cestu dle článku III. této směrnice (dále jen „oprávněná osoba“), stanoví před zahájením pracovní cesty tyto podmínky:

a) místo, datum a hodinu nástupu pracovní cesty,

b) místo jednání (výkonu práce),

c) účel cesty [1],

d) způsob dopravy,

e) způsob ubytování,

f) místo a datum ukončení pracovní cesty,

g) případně další podmínky pracovní cesty.

2. Tyto údaje musí být uvedeny na příslušném cestovním příkazu, který podepíše osoba oprávněná k povolení pracovní cesty. Podpis na cestovním příkazu musí být uveden včetně data, kdy byla pracovní cesta povolena.

3. Cestovní příkaz dále musí obsahovat jméno, příjmení, popř. titul, bydliště, osobní číslo, odbor a telefonní linku zaměstnance vyslaného na pracovní cestu a název zaměstnavatele (tj.Karlovarský kraj).

4. V případě, že ubytování nebude zaměstnanci poskytnuto bezplatně a způsob ubytování nebude specifikován na příslušném cestovním příkazu, zajistí si zaměstnanec ubytování co nejhospodárněji vzhledem k podmínkám pracovní cesty a dalším skutečnostem v místě konání pracovní cesty.

Čl. V.

Druhy náhrad

Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší:

a) náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku a taxislužby v prokázané výši. Výdaje při použití hromadného dopravního prostředku a taxislužby se dokládají jízdenkou (letenkou, dokladem o zaplacení).

Při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance před počátkem nebo po ukončení pracovní cesty, náleží zaměstnanci jízdné do výše, která by mu náležela v případě, že by k přerušení nedošlo. Předem dohodnuté přerušení pracovní cesty musí být uvedeno na příslušném cestovním příkaze při povolování pracovní cesty.

Použije-li zaměstnanec se souhlasem ředitele (nebo zástupce ředitele) místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek včetně silničního motorového vozidla s výjimkou služebního vozidla Karlovarského kraje (dále jen „služební vozidlo“), přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Údaje o určeném hromadném dopravním prostředku dálkové přepravy a souhlas ředitele (zástupce ředitele) s použitím jiného dopravního prostředku (včetně silničního motorového vozidla s výjimkou vozidla Karlovarského kraje) musí být uveden na příslušném cestovním příkazu.

Použití silničního motorového vozidla, s výjimkou služebního vozidla, ke služebním účelům, je upraveno v článku VI. této směrnice.

b) náhrada prokázaných výdajů za ubytování; tyto výdaje je třeba doložit příslušným dokladem, který musí obsahovat název a adresu ubytovacího zařízení, vysílající organizaci (tj. Karlovarský kraj), jméno zaměstnance, datum ubytování (od - do), zaplacenou částku, datum vystavení dokladu a u tuzemských dokladů IČ ubytovacího zařízení,

c) stravné dle článku VII. těchto zásad,

d) náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů,

e) kapesné dle článku IX. těchto zásad,

f) náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny. Při tuzemských pracovních cestách bude tato náhrada poskytnuta ve výši a za podmínek vymezených v zákoníku práce, v platném znění. Při zahraničních pracovních cestách musí být případná návštěva člena rodiny sjednána nebo určena před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu ředitelem (zástupcem ředitele). V případě pracovní cesty ředitele hejtmanem (zástupcem hejtmana)

Čl. VI.

Použití silničního motorového vozidla při pracovní cestě

1. Zaměstnanec může použít silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého Karlovarským krajem, pouze při udělení souhlasu ředitele (zástupce ředitele) k použití tohoto vozidla místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy (viz. čl.V. písm. a) nebo v případě, kdy použije toto vozidlo na žádost Karlovarského kraje.

2. K žádosti o použití silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla zaměstnavatele (dále jen „žádost o použití silničního motorového vozidla“), při pracovní cestě zaměstnanců je oprávněn ředitel nebo zástupce ředitele.

3. V případě ředitele je oprávněn k žádosti o použití silničního motorového vozidla při pracovní cestě hejtman (zástupce hejtmana).

4. Podmínkou pro udělení souhlasu ředitele (zástupce ředitele) k použití silničního motorového vozidla, které nebylo poskytnuto zaměstnavatelem, místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy nebo při žádosti o použití silničního motorového vozidla při pracovní cestě je, že je sjednáno havarijní pojištění použitého vozidla. Zaměstnanec je povinen předložit k nahlédnutí na oddělení účetní evidence krajského úřadu originál sjednaného havarijního pojištění a podepsat čestné prohlášení o platnosti havarijní pojistky (viz. příloha č. 4).

5. Žádost o použití silničního motorového vozidla při pracovní cestě, se uděluje na formulářích:

a) Trvalá žádost o používání silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého Karlovarským krajem, při pracovních cestách (příloha č. 1),

b) Jednorázová žádost o použití silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého Karlovarským krajem, při pracovních cestách (příloha č. 2).

6. Použije-li zaměstnanec na žádost ředitele (zástupce ředitele) při pracovní cestě silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla zaměstnavatele, přísluší mu za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady ve výši stanovené zákoníkem práce a prováděcími předpisy a náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu.

7. Náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu se vypočte násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty prokáže zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, výpočet se provádí aritmetickým průměrem prokázaných cen. V  případě, že tuto cenu neprokáže, bude vypočtena z průměrné ceny pohonné hmoty stanovené vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí na příslušný rok. Spotřeba pohonné hmoty se stanoví z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla. Zaměstnanec, který použije na žádost kraje silniční motorové vozidlo, s výjimkou služebního vozidla, je povinen předložit oddělení účetní evidence velký technický průkaz použitého vozidla. Jestliže technický průkaz tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada za pohonné hmoty, jen pokud prokáže spotřebu technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců.

8. Při určení spotřeby pohonné hmoty se použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá se spotřeba pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených.

9. Při použití silničního motorového vozidla, s výjimkou služebního vozidla, na zahraniční pracovní cestě, přísluší zaměstnanci náhrada za pohonné hmoty v cizí měně pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky. Nemá-li zaměstnanec z vážných důvodů doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území České republiky, náhrada mu bude poskytnuta na základě jeho čestného prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení. Toto čestné prohlášení je třeba opatřit souhlasem ředitele (popř. jeho zástupce).

Čl. VII.

Stravné

1. Při tuzemské pracovní cestě přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den této pracovní cesty stravné za podmínek a ve výši odpovídající minimální částce v rozpětí stanoveném zákoníkem práce pro zaměstnance zaměstnavatele, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací nebo školskou právnickou osobou podle školského zákona, zvýšené o 3/4 tohoto rozpětí, se zaokrouhlením na celé koruny směrem nahoru. Při vyslání zaměstnance na tuzemskou pracovní cestu, která trvá méně než 5 hodin, nebude stravné poskytováno.

2. Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné ve výši základní sazby náhrady stanovené prováděcím právním předpisem pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času, pokud doba zahraniční pracovní cesty strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin. Trvá-li tato doba déle než 6 hodin, nejvýše však 12 hodin, náleží zaměstnanci zahraniční stravné v poloviční výši této sazby zahraničního stravného. Pokud zaměstnanec stráví mimo území České republiky alespoň 1 hodinu, nejvýše však 6 hodin, náleží mu zahraniční stravné ve čtvrtinové výši základní sazby zahraničního stravného.

3. Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. Doby, za které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, se připočítávají pro poskytnutí stravného jako na území České republiky.

4. Při pracovní cestě, která spadá do dvou kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.

5. Stravné dle odstavce 1 a 2 se dále krátí dle článku VIII. těchto zásad.

Čl. VIII.

Krácení stravného

Bylo-li zaměstnanci během tuzemské či zahraniční pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře (včetně rautu), na které zaměstnanec finančně nepřispívá, stravné se úměrně krátí, a to o 25 % za každé poskytnuté jídlo.

Čl. IX.

Poskytování kapesného

1. Při zahraniční pracovní cestě se poskytuje vedle stravného i kapesné v cizí měně ve výši:

a) 25 % řediteli a vedoucím odborů krajského úřadu,

b) 20 % ostatním zaměstnancům z určené výše stravného.

Čl. X.

Poskytování záloh

1. Karlovarský kraj je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se s zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta.

2. Při zahraniční pracovní cestě může být poskytnuta záloha v cizí měně, v české měně, nebo v jiné měně, než je uvedena v prováděcím právním předpisu vydaném pro příslušný stát, pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz.

3. Po skončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty vyúčtovat cestovní náhrady a nevyúčtovanou zálohu vrátit do pokladny krajského úřadu.

4. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrátí zaměstnanec ve měně, která mu byla poskytnuta, nebo ve měně, na kterou tuto měnu v zahraničí směnil, nebo v české měně.

5. Částka, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance, se doplácí v české měně.

Čl. XI.

Povinnosti zaměstnance zahraniční pracovní cesty

zaměstnanec zahraniční pracovní cesty je povinen:

1. Minimálně dva pracovní dny před jejím uskutečněním požádat na pokladně krajského úřadu o zálohu v cizí měně ve výši, která odpovídá předpokládané době pracovní cesty a podmínkám trvání pracovní cesty,

2. zajistit si cestovní pojištění do zahraničí (s dostatečným předstihem) prostřednictvím majetkoprávního odboru,

3. po skončení pracovní cesty podat oprávněné osobě zprávu o vykonané pracovní cestě a datum podání zprávy uvést na vyúčtování pracovní cesty,

4. vyúčtovat pracovní cestu dle článku XII.

Čl. XII.

Vyúčtování pracovní cesty

1. Zaměstnanec je povinen do 10 pracovních dnů po vykonání pracovní cesty provést vyúčtování pracovní cesty na příslušném formuláři a předložit jej ke schválení oprávněné osobě (v případě vyúčtování souhrnného cestovního příkazu do 10 pracovních dnů po ukončení poslední pracovní cesty). Vyúčtování pracovní cesty se provádí na formuláři „Cestovní příkaz“, ke kterému se přiloží přílohy (doklady prokazující oprávněnost nárokovaných náhrad - např. jízdenky, účtenky za parkování apod.).

2. Pro výpočet stravného musí být na cestovním příkaze uvedeno, zda zaměstnanci bylo poskytnuto bezplatné stravování[2] či nikoliv. V případě, že bylo poskytnuto bezplatné stravování pouze částečně (snídaně, oběd nebo večeře), musí zaměstnanec uvést přehledný rozpis poskytnutého bezplatného stravování.

3. Pro výpočet stravného při zahraniční cestě je zaměstnanec povinen při vyúčtování této cesty uvést místo a dobu překročení státní hranice České republiky a místo a dobu překročení státních hranic mezi všemi státy, které navštíví.

4. Likvidaci cestovních příkazů, po schválení vyúčtování pracovní cesty oprávněnou osobou, zajišťuje oddělení účetní evidence ekonomického odboru krajského úřadu.

Čl. XIII.

Poskytování náhrad některých výdajů zaměstnancům s pravidelným pracovištěm v zahraničí

1. Při stanovení poskytování náhrad některých výdajů zaměstnancům s pravidelným pracovištěm v zahraničí se vychází z nařízení vlády č. 62/1994 Sb., o poskytování náhrad některých výdajů zaměstnancům rozpočtových a příspěvkových organizací s pravidelným pracovištěm v zahraničí a nařízení vlády č. 536/2005 Sb., kterým se mění nařízení vlády č. 62/1994 Sb., o poskytování náhrad některých výdajů zaměstnancům rozpočtových a příspěvkových organizací s pravidelným pracovištěm v zahraničí, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „nařízení vlády“).

2. Karlovarský kraj poskytuje zaměstnanci s pravidelným pracovištěm v zahraničí náhradu zvýšených životních výdajů. Zaměstnanci přísluší náhrada zvýšených životních výdajů od prvního do posledního dne přidělení k výkonu práce v zahraničí. Tato náhrada se poskytuje v měně stanovené v příloze k nařízení vlády.

3. Základ pro určení měsíční výše náhrady zvýšených životních výdajů se stanovuje ve výši 25 % z platu stanovenému zaměstnanci, přičemž tato částka se zvyšuje o 7 % z platu stanovenému zaměstnanci z důvodu náhrady ubytovacích výdajů zaměstnance s pravidelným pracovištěm v zahraničí. Takto stanovená částka se násobí přepočítací relací pro zemi výkonu práce. Přepočítací relace jsou stanoveny v příloze k nařízení vlády.

4. Pro účely zasílání zvýšených životních výdajů v cizí měně je zaměstnanec povinen si zřídit devizový účet. Podklady pro výpočet výše zvýšených životních výdajů předkládá vedoucímu oddělení účetní evidence ekonomického odboru krajského úřadu vedoucí oddělení personálních věcí a vzdělávání, a to vždy v souvislosti se změnou platu daného zaměstnance.

5. Zaměstnanci nenáleží zvýšení náhrady zvýšených životních nákladů dle třetího odstavce v případě, že zaměstnance následuje do místa výkonu práce v zahraničí manželka nebo manžel.

6. Zaměstnanci nenáleží náhrady výdajů na zápisné, školné a zkušebné, popř. další obdobné výdaje, pokud děti zaměstnance nebudou mít možnost v místě výkonu práce v zahraničí získávat bezplatné základní nebo střední vzdělání.

7. Zaměstnanci s pravidelným pracovištěm v zahraničí, nepřísluší stravné za dobu pracovní cesty na území ČR a v zemi pravidelného pracoviště.

Čl. XIV.

Všeobecná ustanovení

1. Náhrady podle této směrnice se nepaušalizují.

2. V rámci vyúčtování cestovních náhrad se neproplácejí náklady související s nákupem pohonných hmot, autopotřeb (např. destilovaná voda, autokosmetika), služeb (např. myčka), tiskopisů, knih, brožur, map, platby účastnických poplatků apod. Tyto výdaje budou proplaceny zvlášť na pokladně krajského úřadu.

3. Veškeré náklady na pracovní cestě si hradí a vyúčtování předkládá každý zaměstnanec samostatně. Jeden doklad pro více zaměstnanců není přípustný (např. hromadné placení ubytování, letenek apod.)

Čl. XV.

Závěrečná a přechodná ustanovení

1. Tato směrnice v plném rozsahu ruší a nahrazuje směrnici ředitele č. SE 08/2003 ze dne 12. 12. 2003, s účinností od 1. 1. 2004.

2. Tato směrnice nabývá účinnosti dne 1. ledna 2007.

Přílohy:

Příloha č. 1 – Trvalá žádost o používání silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého Karlovarským krajem, při pracovních cestách,

Příloha č. 2 – Jednorázová žádost o použití silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého Karlovarským krajem, při pracovní cestě,

Příloha č. 3 – Vyúčtování za použití silničního motorového vozidla sazbou základní náhrady a náhradou za spotřebované pohonné hmoty

Příloha č. 4 – Čestné prohlášení o sjednaném havarijním pojištění

V Karlových Varech dne 4. ledna 2007

Ing. Roman Rokůsek

ředitel krajského úřadu

---

[1] Určení účelu pracovní cesty poznámkou „služebně“, „jednání“, „schůze“ apod. není dostatečné. Účel cesty je třeba uvádět dostatečně průkazně (název navštívené instituce, konkrétní důvod cesty apod.)

[2] Drobné občerstvení (jako např. chlebíček, káva, minerálka apod.), které nemá charakter snídaně, oběda nebo večeře, není posuzováno jako bezplatně poskytnutá strava